چگونه با یوتاب تئاتر برگزار کردیم؟
برای بهراه انداختن یک رویداد به چه چیزهایی نیاز داریم؟ به‌نظر من که مدتی را به‌عنوان مدیر منابع انسانی کار کردهام، برنامه‌ریزی، نظم، اطلاعات کامل و از دست ندادن جزئیات از همه چیز مهمتر است. اما چه ابزاری میتواند آنقدر منظم باشد که نگذارد آب در دلتان تکان بخورد؟
در سال گذشته مدتی را به‌عنوان کارشناس و بعد هم مدیر منابع انسانی در یک آژانس گردشگری به‌نام دالاهو مشغول به‌کار بودم. در آن مدت به سبب ویژگی‌های واحدی که مسئولیت آن‌را بر عهده داشتم رویدادهای گوناگونی در اطرافم اتفاق می‌افتاد. بعضی از آنها درون سازمانی بود و برخی هم با افراد یا مهمانانی در بیرون از شرکت سر و کار داشتند. یکی از این رویدادها، اجرای چند شب برنامه‌ی تأتر بود. تئاتری به‌نام «رقص کاغذ پاره‌ها». تئاتر برنامه‌ای بود که همه آن‌را دوست داشتند. به‌خصوص وقتی قرار شد از خود پرسنل بازیگران و سایر عوامل اجرایی انتخاب شوند به جذابیت برنامه اضافه شد.
از کجا شروع کردیم؟
برنامه‌ریزی برای این تئاتر که از پاییز آغاز شد و بیشتر آخر هفته‌های دوستانم به تمرین و آماده‌سازی برای تأتر گذشت. آنها چند جلسه‌ای را در خود دفتر شرکت و قسمت‌هایی را در پلاتو تمرین کردند. برای اینکه بتوانند اجرایی بی‌نقص داشته باشند، بسیار تلاش می‌کردند و برگزاری خوب این تئاتر برایشان مهم و حیاتی بود.
تمرین‌های تأتر در پلاتو
اواخر پاییز بود و همکارانم تبدیل به بازیگران زبده‌ای شده بودند. کارگردان با توجه به پیشرفت بازیگرانش و دیدن علاقه و تلاش آنها آجازه داد تا برای چند شب اکران آماده شویم. اول از همه یک تماشاخانه را در حوالی خیابان ویلا پیدا کردیم. تماشاخانه‌ای که سالن کوچک اما دوست داشتنی داشت و حال و هوای آن به تئاترهای تجربی و نوپا می‌آمد. تصمیم گرفتیم سه شب اجرا داشته باشیم و با توجه به ظرفیت تماشاخانه دعوت از مهمانان را آغاز کنیم.
با توجه به ظرفیت تماشاخانه و برای آن‌که نظم امور از بین نرود، تصمیم گرفتیم شرایطی را برای حضور مهمانان بگذاریم، از جمله:
1- برای هر گروه از پرسنل سقفی را برای آوردن مهمان تعیین کنیم.
2- تعداد دقیق مهمانان هر شب اجرا را حداقل پنج روز قبل معین کنیم.
3- ترتیب و اولیت صندلی‌ها، مطابق با اولویت ثبت‌نام مهمانان باشد.
برنامه‌ی ما یک برنامه دوستانه بود. اگرچه نظم و عدالت در دعوت از مهمانان برایمان مهم بود، دوست نداشتیم شرایط را سخت کنیم و مانعی برای دعوت از مهمانان باشیم. می‌خواستیم تا حد امکان کمک کنیم تا مهمانان بیشتری به تئاتر بیایند و بتوانیم با درخواست‌های بیشتری موافقت کنیم.
چه کارهایی داشتیم؟
دعوت از تک‌تک مهمانان وظیفه‌ی مهمی بود. باید سریع و بسیار منظم عمل می‌کردم. ضمنا من تا به آن‌روز تجربه فروش نداشتم و فروش بلیط‌های تئاتر برایم ساده به‌نظر نمی‌رسید. برای آن‌که از پس این کار بربیایم، به نرم‌افزاری که هر روز در شرکت با آن کار می‌کردیم، یعنی یوتاب مراجعه کردم. یوتاب نرم‌افزار تحت وبی است که شرکت همورا آن را طراحی و پیاده‌سازی کرده بود. برنامه‌ای که از سال‌ها پیش به پیشبرد اهداف دالاهو و سایر شرکت‌هایی که مشتری همورا هستند کمک می‌کند. یوتاب خودش نظم ذاتی داشت. نیاز نبود که من مدام آن‌را بررسی کنم یا پرینت بگیرم و دنبال غلط‌های گوناگون بگردم.
قبل از شروع، کارهایی که داشتم را به شکل زیر لیست کردم:
- باید با تمام پرسنل صحبت می‌کردم و تعداد دقیق مهمانان‌شان را مشخص می‌کردم.
- بعضی از مهمانان اسامی‌شان در یوتاب بود و برخی هم باید به بانک اطلاعاتی اضافه می‌شدند.
- باید مشخص می‌کردم چه افرادی از سقف مهمانان‌شان استفاده کرده‌اند و چه افرادی هم می‌خواهند از ظرفیت دیگران استفاده کنند.
- تعداد دقیق مهمانان هر شب را باید مشخص می‌گردم و اگر نیاز به صندلی‌های اضافه در سالن نمایش بود، اطلاع می‌دادم.
با یوتاب، چگونه تئاتر برگزار شد؟
ابتدا در یوتاب به‌راحتی 3 رویداد با مشخصات عمومی آن مانند: تاریخ، ساعت برگزاری و ظرفیت هر شب را تعریف کردم. در واقع یوتاب کمک کرد تا برنامه‌ای جداگانه برای هر اجرا ایجاد کنم. این برنامه‌ها قابلیت تعیین ظرفیت داشت و اگر افراد بیش از ظرفیت تعیین شده به آن اضافه می‌شدند با آلارمی آن‌را اطلاع می‌داد. ضمنا به سادگی می‌توانستم افراد جدید را هم به بانک اطلاعاتی یوتاب اضافه کنم. برای هر فردی که خواهان شرکت در تئاتر بود سه قسمت خودبه‌خود فعال می‌شد.
- اول اینکه اگر قرار بود هزینه‌ای پرداخت کند می‌توانستم پرداخت آن هزینه را ثبت کنم. با توجه به آن‌که تئاتر ما رایگان بود، نیازی به این قسمت نداشتیم و هزینه کل لیست‌ها را در حالت رایگان قرار دادیم.
- دوم قسمتی تحت عنوان پیگیری‌ها بود. در این قسمت می‌توانستیم تمام مکالماتی که بین ما و مهمانان رد و بدل می‌شد را بنویسم. مثلا اگر یکی از پرسنل می‌گفت که تا فردا ساعت 15:00 تعداد مهمانان خود را اطلاع می‌دهد، من برای آن پیگیری ثبت می‌کردم. نه‌تنها موضوعاتی مثل این فراموش نمی‌شدند بلکه یکی از کارمندان بخش منابع انسانی نیز می‌توانست در صورت نبودن من، به هر دلیلی، به آن موارد دسترسی داشته باشد.
- قسمت سوم هم بخشی بود به‌نام گروه‌بندی. می‌توانستیم هر همکار را با مهمانانش در یک گروه بگذاریم. به این شکل مشخص می‌شد که هر مهمان از طرف کدام همکارمان دعوت شده است و یا هنوز چند ظرفیت خالی دارد.
پوستر تأتر
با کمک یوتاب دعوت از مهمانان منظم و بی دغدغه پیش می‌رفت. می‌توانستیم در هر لحظه ظرفیت خالی شب‌های اجرا را مشخص کنیم و گزارش بدهیم. بعد از نهایی کردن لیست‌ها بالاخره زمان اولین اجرا رسید. با کمک یوتاب برای همه مهمانان آدرس محل اجرا و ساعت آغاز نمایش را ایمیل و اس‌ام‌اس کردیم و خودمان هم زودتر به تماشاخانه رفتیم.
تئاتر به سبک یوتاب
وقتی رسیدیم دوستان بازیگرمان در سالن دیگری مشغول تمرین بودند. زمان کمی تا آغاز اجرا مانده بود اما هنوز عده‌ای از مهمانان نرسیده بودند. ما احتمال دادیم که تعدادی از آنها در ترافیک هستند یا تماشاخانه را پیدا نکرده‌اند. تصمیم گرفتیم با کسانی که هنوز نرسیده بودند تماس بگیریم. یوتاب اینجا هم به کمک آمد. در زمان اضافه کردن هر فرد به لیست برنامه تئاتر، اطلاعات تماس او به‌صورت خودکار به لیست اضافه شده بود. ما هم که با لیست‌های پرینت شده از یوتاب به سالن نمایش رفته بودیم، تلفن تمام مهمانان را داشتیم و توانستیم با آنها تماس بگیریم. این تماس‌ها کمک کرد تا کسانی که نتوانسته بودند تماشاخانه را پیدا کنند را راهنمایی کنیم و بدانیم چقدر طول می‌کشد تا بقیه به ما ملحق شوند. برنامه آن شب و شب‌های دیگر اجرا بدون مشکل خاصی پیش رفت. تعداد افراد، ارسال موقعیت برگزاری تأتر و داشتن شماره تمام مهمانان چیزهایی بود که با کمک یوتاب هیچ نگرانی بابت آنها نداشتیم. وقتی اتفاقات آن‌طرف سن بدون دغدغه پیش می‌رفت، بازیگران هم توانستند با خیالی آسوده تنها روی بازی‌هایشان تمرکز کنند. آنها مطمئن بودند ما بیرون سالن پیگیر حضور مهمانان هستیم و حتما تمام کسانی که دعوت کرده‌اند با کمک لیست‌های منظمی که در دست داریم به اجرا خواهند رسید.
بازیگران در حال اجرای یکی از اپیزودهای تأتر
در آخرین شب اجرا، به پشت صحنه رفتم تا کنار دوستانم باشم. در میان شور و شوق آنها برای اجرا به لیست‌های پرینت شده از یوتاب که دست داشتم نگاه کردم. به این فکر کردم، همان‌طور که یک تئاتر بدون پشت صحنه‌ی پرتکاپو و کاملش نمی‌تواند تبدیل به یک تئاتر شود، برای ما هم برگزاری هر رویداد بدون یوتاب غیر ممکن است. یوتاب همان سالن پرهیاهویی است که همه چیز را به‌جان می‌خرد تا کسانی که دارند کار ما را نگاه می‌کنند از اوقات‌شان لذت ببرند. یوتاب برای من مثل کارگردانی بود که سکوت، آرامش و جریان عادی امور را به آن طرف درها می‌دهد و می‌داند در هر لحظه باید چه کارهایی کند.
این مطلب توسط تیم محتوای همورا گردآوری و تهیه شده است.
انتشار مطالب فوق تنها با ذکر مرجع به همراه لینک وب‌سایت همورا مجاز می‌باشد.
لطفا به حقوق هم احترام بگذاریم.